4TornIT är ett projekt som söker nya IT-verktyg för en bättre kommunikation medarbetare emellan. I projektet skapar vi piloter för att komma fram till lösningar som kan fungera i praktiken. Utmaningarna handlar om att hitta gemensamma arbetssätt och verktyg som är enkla nog så att vi inte skapar nya problem genom att införa fler IT-stöd. Utgångspunkterna för projektet är:
- Högre effektivitet genom en utvecklad ”verktygslåda” av IT-verktyg
- En bättre och mer utvecklad dialog mellan medarbetare
- Alternativ till e-post för att sprida information, internt och externt
- Insyn i andra pågående projekt i verksamheten
Några piloter som vi nu vill lyfta fram är:
Publik informationsskärm
Information riskerar alltid att bli osynlig, ”begravd” långt nere i systemen. Det finns anledning att lyfta fram och visa information på ett mycket vardagligt sätt, som en slags löpsedel. Tanken är inte att skärmen ska användas för detaljer utan snarare fungera som en ständigt närvarande kanal som enkelt visar relevant information. Fotografiet visar den skärm som vi idag testar med. Inom en snar framtid kommer vi använda en uppdaterad version av samma system som receptionen använder för besöksinformation. Informationen som visas kommer att bland annat skapas via samma verktyg som VI-nätet produceras med.
Den uppmärksamma noterar att det hänger en LP-skiva vid informationsskärmen. Genom att snurra på skivan kan man styra vilken information som visas på skärmen (alla informationskanaler är inte inlagda ännu och markeringar på skivan saknas).
En avdelningsblogg
Det är idag inte helt enkelt att dela med sig av lästips, bra länkar och kommentarer kring frågor som rör avdelningen. Det vanligaste sättet att hantera detta just nu är via gruppvisa mejl. Vår tanke är att en blogg kan avlasta informationsinflödet så att mejlen används för mer tidskritisk kommunikation. Bloggen fungerar också som ett delat arkiv så var och en behöver inte spara länkar och PDF:er utan det finns lagrat sökbart i bloggen. Vi har valt en extern blogg på utsidan för att möjliggöra en enkel användning, från hemmet eller via mobilen när man sitter på pendeln. Vi kan t.ex. med de nya tjänstemobilerna skriva på bloggen var vi än befinner oss.
Vi har spelat in en 13 minuter lång video som beskriver hur man bloggar i det verktyg som vi har valt ut.
Fotografier för dokumentation av resor
Bilder fungerar ofta som bättre förmedlare än enbart text. Vi har en idé om att reserapporter som dokumenteras främst genom bilder kommer att bli lästa i betydligt högre utsträckning. Åter så kan de nya tjänstemobilerna fungera som verktyg för att ta bilder, skriva enkel kompletterande text och sedan laddas upp till en fotosajt. Genom att bilderna märks (taggas) så dyker de automatiskt upp i en av kanalerna som visas på informationsskärmen.
Saker som är på gång…
Vår ambition är att skapa innehåll som ska visas på informationsskärmar, placerade i kontorslandskapet. Det finns flera förslag på sådan information. Ett viktigt inslag är statistik om vår egen verksamhet menar vi. Det kan t.ex. röra hur vi själva använder våra system, som t.ex. antal behandlade ärenden i Effekta, antal inkomna och skickade mejl för varje dag i veckan, antal inkomna ansökningar i en utlysning etc.
Öppen innovation och IT 